Política de Tratamiento de Datos Personales

Hotel Gran Ester, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas sobre protección de datos personales en Colombia, adopta esta política. Es de obligatorio cumplimiento para el hotel y aplica a huéspedes, clientes, proveedores, colaboradores y terceros relacionados, incluidas las personas que se comunican con el hotel por WhatsApp.

1. Responsable del tratamiento

• Nombre: Hotel Gran Ester
• NIT: 1090480248-6
• Actividad: prestación de servicios de alojamiento turístico
• Dirección: Avenida 10 # 19-44, barrio Once de Noviembre, Los Patios, Norte de Santander, Colombia
• Correo electrónico: hotelgranester@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 302 673 2909

2. Marco legal

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015.
• Normas y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

4. Datos personales que tratamos

• Identificación: nombre completo, tipo y número de documento, nacionalidad y fecha de nacimiento.
• Contacto: teléfono celular, número de WhatsApp, correo electrónico y ciudad de residencia.
• Estadía: reservas, fechas de entrada y salida, habitación, acompañantes, motivo del viaje y placa del vehículo cuando use el parqueadero.
• Pagos y facturación: medio de pago, valores y datos para la factura electrónica. El hotel no almacena números completos de tarjetas.
• Comunicaciones: los mensajes, imágenes, audios y documentos que el titular envíe al hotel por WhatsApp o correo, y las respuestas del hotel.
• Datos exigidos por autoridades: la información que piden las normas de turismo, migración y tributarias.

El hotel no solicita datos sensibles, salvo cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa del titular. Los datos de menores de edad solo se tratan para el registro obligatorio de su hospedaje, con autorización de su representante legal y respetando su interés superior.

5. Finalidades

1. Gestionar reservas y prestar el servicio de alojamiento.
2. Realizar el check-in y el check-out, y controlar el acceso a las habitaciones.
3. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, incluida la facturación electrónica.
4. Reportar la información de huéspedes que exigen las autoridades de turismo y migración, como la Tarjeta de Registro de Alojamiento del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
5. Atender preguntas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos por cualquier canal, incluido WhatsApp.
6. Contactar al titular para confirmar, modificar o cancelar reservas.
7. Enviar mensajes relacionados con la estadía: bienvenida con los datos del Wi-Fi, información de la reserva y agradecimiento al salir.
8. Enviar mensajes de fidelización: saludo de cumpleaños, beneficios por noches acumuladas e invitación a calificar el servicio. El titular puede pedir en cualquier momento que no le envíen estos mensajes.
9. Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

Los datos no se usarán para finalidades distintas sin autorización previa del titular.

6. Autorización del titular

El hotel trata los datos con autorización previa, expresa e informada del titular. La autorización puede darse por:

• Formularios físicos o digitales, incluido el registro en recepción.
• WhatsApp, correo u otros medios electrónicos. Al escribir al WhatsApp del hotel, el titular autoriza el tratamiento de su número y de sus mensajes para atender su solicitud.
• La aceptación expresa al hacer una reserva.
• El registro en plataformas de terceros como Booking o Airbnb.

La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

7. Comunicaciones por WhatsApp

El hotel atiende y envía mensajes desde el número +57 302 673 2909 usando la plataforma WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc.

• Qué se trata: número de WhatsApp, nombre de perfil y el contenido de los mensajes (texto, imágenes, audios, documentos y ubicación) que el titular envíe, junto con la fecha y el estado de entrega de cada mensaje.
• Para qué: responder consultas, gestionar reservas y enviar los mensajes de las finalidades 7 y 8. El hotel solo inicia conversaciones con personas que le dieron su número, usando plantillas aprobadas por WhatsApp.
• Dónde se guarda: en el sistema de gestión del hotel y en la aplicación WhatsApp Business del hotel. Solo el personal autorizado de recepción y administración tiene acceso.
• Meta como encargado: Meta procesa los mensajes para entregarlos, en servidores que pueden estar fuera de Colombia. Ese tratamiento se rige también por las condiciones de WhatsApp Business y la política de privacidad de Meta.
• Asistencia automatizada: el hotel puede usar herramientas tecnológicas, incluida inteligencia artificial, para sugerir o redactar respuestas sobre los servicios del hotel. Estas herramientas no toman decisiones con efectos jurídicos sobre el titular, y el titular puede pedir en cualquier momento que lo atienda una persona.
• Dejar de recibir mensajes: el titular puede escribir “No deseo recibir mensajes” al WhatsApp del hotel o enviar la solicitud a hotelgranester@gmail.com. El hotel dejará de enviarle mensajes de fidelización y solo le escribirá sobre reservas o estadías que él mismo solicite.

8. Derechos del titular

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante el hotel.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Cómo ejercer sus derechos

El titular puede enviar su consulta o reclamo a hotelgranester@gmail.com o al WhatsApp +57 302 673 2909. La solicitud debe incluir:

• Nombre completo y tipo y número de identificación.
• Descripción clara de lo que solicita.
• Datos de contacto para la respuesta.

Plazos (Ley 1581 de 2012, artículos 14 y 15): las consultas se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles. Los reclamos se resuelven en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles. En ambos casos el hotel informará el motivo de la prórroga.

10. Eliminación de datos

Para pedir que se eliminen sus datos, incluidas sus conversaciones de WhatsApp con el hotel, el titular escribe a hotelgranester@gmail.com con el asunto “Eliminación de datos” e indica su nombre y número de celular. El hotel eliminará los datos dentro de los plazos del numeral 9 y confirmará por el mismo medio. Se conservará solo la información que la ley obligue a guardar, como facturas y registros exigidos por las autoridades.

11. Seguridad de la información

El hotel adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales para evitar la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado o la divulgación de los datos. Entre ellas: acceso al sistema con usuario y contraseña según el cargo, copias de seguridad, conexiones cifradas con los proveedores tecnológicos y validación de que los mensajes recibidos provienen realmente de WhatsApp.

12. Transmisión y transferencia de datos

Los datos pueden compartirse con:

• Autoridades competentes, cuando la ley lo exija, como el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la DIAN y Migración Colombia.
• Plataformas de reservas, solo para prestar el servicio reservado a través de ellas.
• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados: Meta (WhatsApp), Google (correo electrónico), Cloudflare (conexión segura entre WhatsApp y el sistema del hotel) y los proveedores de las herramientas de asistencia automatizada, cuando se usen. Algunos tienen servidores fuera de Colombia; el hotel les exige tratar los datos solo para prestar su servicio y con medidas de seguridad adecuadas.

Los datos nunca se venden ni se ceden para publicidad de terceros.

13. Conservación

Los datos se conservan mientras exista relación con el titular y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y de turismo. Las conversaciones de WhatsApp se conservan mientras sean necesarias para atender al titular y luego se eliminan o anonimizan.

14. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial se publicará en este mismo sitio con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades autorizadas, el hotel pedirá una nueva autorización.

15. Vigencia

Esta versión rige desde el 28 de septiembre de 2026 y reemplaza la anterior. Permanecerá vigente mientras el hotel trate datos personales para las finalidades aquí descritas.